出口代理的工作范圍可以分為六個(gè)主要部分：(1)聯(lián)絡(luò);(2)展前客戶聯(lián)系;(3)單證辦理及通知現(xiàn)場(chǎng)代理;(4)最佳運(yùn)輸;(5)現(xiàn)場(chǎng)支持;(6)展后處理/回運(yùn);
1、聯(lián)絡(luò)
為了進(jìn)行有效的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會(huì)成員必須都能夠使用英語(yǔ)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。所有代理都必須有員工可以說(shuō)流利的英語(yǔ)。聯(lián)絡(luò)的第二個(gè)因素是設(shè)備。所有代理都必須有常設(shè)的國(guó)際直線電話、電傳和傳真設(shè)備。一些發(fā)展中和第三世界國(guó)家政府可能限制使用傳真，這種情況除外。在其他無(wú)限制的情況下，本節(jié)所列設(shè)備是必備的。最后一個(gè)要求也是很明顯的一個(gè)要求，但是卻不時(shí)被忽略的要求是所有代理必須有一個(gè)明確的同郵政地址，因?yàn)榇砜赡苓€有其他業(yè)務(wù)和其他地址。
2、展前與客戶聯(lián)系
在6個(gè)工作部分中，這一部分可能是最關(guān)鍵的。因?yàn)檫@一部分工作中任何一項(xiàng)未完全做好都會(huì)給展出者的展出工作帶來(lái)麻煩。
作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出品代理給展出者的要求必須是內(nèi)容明確、簡(jiǎn)潔(展出者不會(huì)閱讀空洞冗長(zhǎng)詞句)，最重要的是不能有歧義。要求必須使用展出者的語(yǔ)言。出口代理有義務(wù)安排翻譯(由現(xiàn)場(chǎng)代理或展覽會(huì)組織者發(fā)出的)基本運(yùn)輸要求，在任何情況下，不允許出口代理將運(yùn)輸要求原封不動(dòng)地轉(zhuǎn)給展出者。
當(dāng)然，在一些情況下語(yǔ)言困難、在更多情況下缺乏地方和技術(shù)知識(shí)使基本運(yùn)輸要求閱讀不易。作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出口代理要努力將要求翻譯的清楚、全面，使展出者能讀懂。
要求必須包括以下內(nèi)容：
(1)單證文件。世界各地的現(xiàn)場(chǎng)代理需要辦理許多不同的單證文件。因?yàn)樾枰獪?zhǔn)確的單證說(shuō)明，最好有樣本。要建議展出者利用ata通關(guān)單證冊(cè)以最大限度地減少單證文件，并出具“授權(quán)簽字和修改函”
必須讓展出者完全了解手續(xù)規(guī)定，包括從本國(guó)出口并進(jìn)口到展覽會(huì)所在國(guó)，以及辦理手續(xù)所需的時(shí)間。
(2)包裝/標(biāo)識(shí)。出口代理應(yīng)當(dāng)了解運(yùn)輸方式和路線，必須讓展出者知道展覽會(huì)所在國(guó)有關(guān)包裝的規(guī)定，并注明對(duì)特殊貨物的包裝標(biāo)準(zhǔn)。出口代理必須確保所有包裝都按基本要求印有標(biāo)記。
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